档案管理软件功能要求暂行规定
国家档案局
档案管理软件功能要求暂行规定
(2001年6月5日发布施行)
第一章 总 则
第一条 为适应档案管理现代化需要，规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，制定本规定。
第二条 本规定所称的档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。
第三条 档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。
第二章 基本要求
第四条 档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。
第五条 档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。
第六条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。
第七条 档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。
第八条 档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。
第九条 档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。
第三章 数据管理功能
第十条 数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。
第十一条 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。
第十二条 数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。
第十三条 系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。
具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。
具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。
第十四条 各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。
本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。
确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。
第四章 整理编目功能
第十五条 整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。
第十六条 整理编目模块应能满足下列主要要求：
（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；
（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；
（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；
（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；
（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。
第五章 检索查询功能
第十七条 检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。
第十八条 检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。
第十九条 检索查询模块应能满足下列主要要求：
（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；
（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；
（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。
第二十条 借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。
第六章 辅助实体管理功能
第二十一条 辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。
第二十二条 辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：
(一)对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；
(二)对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。
第七章 安全保密功能
第二十三条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。
第二十四条 系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。
第二十五条 数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。
第二十六条 系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。
第八章 系统维护功能
第二十七条 系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。
第二十八条 用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。
第二十九条 系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。
第三十条 系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。
第九章 附 则
第三十一条 各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。
第三十二条 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门对本行政区域内档案管理软件的开发、鉴定和使用加强监督与指导。
第三十三条 本规定由国家档案局负责解释。
第三十四条 本规定自发布之日起施行。
国家计委关于在国家重点工业性试验项目中试行《海上国际集装箱运输管理办法（试行）》的通知
国家计委
国家计委关于在国家重点工业性试验项目中试行《海上国际集装箱运输管理办法（试行）》的通知
1990年5月20日，国家计委
为加强国际集装箱运输的管理，适应国际集装箱运输系统（多式联运）工业性试验项目实施的需要，交通部参照国际惯例并综合了我国发展国际集装箱运输的经验，拟定了《海上国际集装箱运输管理办法（试行）》。该办法是国际集装箱运输系统（多式联运）工业性试验项目总体试验方案中的一个综合性规章，其中有关外贸适箱货要采用集装箱运输以及集装箱交换方式与责任的划分，符合以往的有关规定。
鉴于目前我国还没有相应统一的国际集装箱运输管理办法，为保证国家重点工业性试验项目顺利组织实施，同意《海上国际集装箱运输管理办法（试行）》先在工业性试验项目建设和试验期间试行，现将该办法发给你们，请按照执行。
附：海上国际集装箱运输管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 根据国家计委计科技［1988］954号《关于国际集装箱运输系统（多式联运）工业性试验项目设计任务书的批复》精神，为加强我国国际集装箱运输的管理，明确各有关方面的责任，权利和义务、促进我国国际集装箱运输的发展，以适应我国对外贸易发展的需要，特制定本办法。
第二条 本办法适用于国际集装箱运输系统（多式联运）工业性试验项目（简称“工试”）范围内从事海上国际集装箱运输的部门、有关单位、港口企业和货主及其代理人。
本办法所称货主是指货物的托运人、收货人及其代理人。收货人是指提单持有人及其代理人。承运人是指从事营业性运输的海上承运人，内河、公路等企业及其代理人。
第三条 海上国际集装箱运输要采用科学的管理方法和先进的管理手段，不断提高管理水平和运输效益，建立符合国际惯例并适合我国国情的运输系统。
凡进出我国港口或中转的集装箱货物，根据航线、船期、价格等情况，在同等条件下，应优先使用我国船舶装运；运输企业要为对外贸易提供优质、安全、方便的运输服务，以维护国家利益。
第二章 运输条件
第四条 用于海上运输的国际集装箱，应符合我国和国际标准化组织的技术标准和国际集装箱安全公约的有关规定。
第五条 集装箱所有人或其代理人（以下简称集装箱所有人）要负责集装箱的管理和维修，并定期进行检查，检验，使集装箱处于良好的技术状态，以确保货物运输的安全。海上国际集装箱的技术检验由船舶检验局或具有同等资格的机构负责。集装箱经检验合格，集装箱所有人必须持检验证书向中华人民共和国海关申请核发“批准证明书”，并在每个集装箱上按规定安装海关批准牌照。对营运中的集装箱，船舶检验局按规定进行监督检验，向船舶检验局申请并经批准采用连续检验计划的集装箱所有人，可自行进行集装箱的检验。
第六条 承运人堆放集装箱的场站设施和运载集装箱的船舶、车辆、装卸机械及工具应符合有关技术标准，确保堆放，装卸和运输集装箱的安全。
第三章 集装箱运输交接方式
第七条 按照原国家经委、国家计委《关于发展我国集装箱运输若干问题的规定》中规定的十二类货物：交电；仪器、小型机械、玻璃、瓷器、工艺品、印刷品及纸张、医药、烟酒、食品、日用品、化工品、针纺织品和小五金及其其它适合海上国际集装箱运输的进出口贸易货物，在有集装箱运输航线港口，货主应采用集装箱运输。
采用集装箱运输的货物，必须使用集装箱运输单证，并在海运提单上注明运输交接方式。
第八条 海上运输的国际集装箱货物，货主可选定下列一种运输交接方式，并应在海上承运人或其代理人签发的集装箱提单上注明，作为海上承运人或其代理人签发的集装箱单上注明，作为海上承运人与货主划分责任的依据。
一、门——门交接：托运人负责装箱并在其工厂或仓库交箱；海上承运人在托运人的工厂或仓库接箱并负责运至收货人的工厂或仓库交箱；收货人在其工厂或仓库接箱并负责拆箱，将空箱交至海上承运人指定的堆场。
二、门——场交接：托运人负责装箱并在其工厂或仓库交箱；海上承运人在托运人的工厂或仓库接箱并负责运至卸货港码头堆场；收货人在卸货港码头堆场整箱提货并负责拆箱，将空箱交至海上承运人指定的堆场。
三、门——站交接：托运人负责装箱并在其工厂或仓库交箱；海上承运人在托运人的工厂或仓库接箱并负责运至卸货港货运站拆箱交货；收货人在卸货港货运站提货。
四、场——门交接；托运人负责装箱并运至起运港码头堆场交箱；海上承运人从起运港码头堆场接箱并负责运至卸货港收货人的工厂或仓库交箱；收货人在其工厂或仓库接箱并负责拆箱，将空箱交至海上承运人指定的堆场。
五、场——场交接：托运人负责装箱并运至起运港码头堆场交箱；海上承运人从起运港码头堆场接箱并运至卸货港码头堆场；收货人在码头堆场整箱提货并负责拆箱，将空箱交至海上承运人指定的堆场。
六、场——站交接：托运人负责装箱并运至起运港码头堆场交箱；海上承运人从起运港码头堆场接箱并运至卸货港货运站拆箱交货；收货人在卸货港货运站提货。
七、站——门交接：托运人将货物运至海上承运人指定的起运港货运站交货；海上承运人从起运港货运站接货后负责装箱并运至卸货港收货人的工厂或仓库交箱；收货人在其工厂或仓库接箱并负责拆箱，将空箱交至海上承运人指定的堆场。
八、站——场交接：托运人将货物运至海上承运人指定的起运港货运站交货；海上承运人从起运港货运站接货后负责装箱并运至卸货港码头堆场；收货人在码头堆场整箱提供并负责拆箱，交空箱交至海上承运人指定的堆场。
九、站——站交接：托运人将货物运至海上承运人指定的起运港货运站交货；海上承运人从起运港货运站接货后负责装箱并运至卸货港货运站拆箱交货；收货人在卸货港货运站提货。
第四章 托运和承运
第九条 承运人可直接组织或委托代理人组织并承揽集装箱货物。货主可直接向承运人也可委托货运代理人洽办进出口集装箱货物的托运业务。
第十条 货运代理人受货主委托，代表货主办理集装箱进出口运输的托运和收货业务。
第十一条 托运人托运的货物要符合集装箱积载和运输的要求，并如实申报货物的品名、性质、数量、重量和规格，其标志应当明显、清楚、并与托运单上记载的内容相符。
第五章 装箱和拆箱
第十二条 海上承运人应向装箱人提供技术状况良好的集装箱。装箱人在装箱前应认真检查箱体，不能保证货物安全的集装箱不得使用。
装运出口粮油食品、冷冻品和易腐货物的集装箱，在装箱前应按国务院发布的《中华人民共和国进出口商品检验条例》的规定，经商检局检验合格方得使用。
第十三条 装箱人应按装箱积载的要求装载货物。货物装箱后，装箱人应准确地编制“集装箱货物装箱单”并按规定施封。
第十四条 在码头堆场或收货人工厂，仓库交接的整箱货物，货主可委托有拆装箱能力的单位进行拆、装箱并负担费用。海上承运人在货运站交接的集装箱货物，应负担拆装箱费用；内陆中转站在受承运人委托后才能进行拆装箱。
第十五条 在卸船作业中，发现集装箱封志脱落、损坏，海上承运人应及时向海关报告，申请检查后作出实事记录，由海上承运人补封并承担费用。
第六章 到达和交付
第十六条 港口集装箱装卸企业（以下简称港口）和海上承运人应签订进出口集装箱船舶的装卸协议，明确双方的责任，权利和义务。
海上承运人每日应向港口预报进出口集装箱船舶的船名，航次，船期、箱量、箱型、货种；港口每日应向海上承运人预报集装箱船舶的靠泊计划。
第十七条 集装箱船舶的配载由海上承运人负责并编制预配图，港口据此编制船舶配载图，并经海上承运人确认。装船完毕后，由外轮理货公司编制船舶积载图。
第十八条 港口根据出口集装箱船舶班期，按照集装箱货物的装船先后顺序向海上承运人发出装船通知，海上承运人应及时通知托运人及口岸有关单位。
第十九条 出口集装箱货物的托运人在收到“装船通知”后，应于船舶开装前五天开始，将出口集装箱和货物按船舶受载先后顺序运进码头堆场或指定的货运站，并于装船前二十四小时截止进港。
第二十条 港口收到出口的集装箱货物后，向托运人签发“场站收据”，托运人可持“向海上承运人换取待装提单。
第二十一条 托运人或装箱人应在装船前四十八小时向船舶代理人提供“集装箱货物装箱单”及有关的出口单证。
船舶代理人应于出口船舶开航前四十八小时内向船方提供提单副本、舱单、集装箱货物装箱单、集装箱装船清单、积载图、特殊集装箱清单、危险品集装箱清单、危险品说明书、冷藏集装箱清单等完整的随船资料，并于船舶开航后（近洋航线船舶开航后二十四小时内，远洋航线船舶开航后四十八小时内）采用传真、电传、邮寄等方式向卸货港或中转港发出必要的卸船资料。
第二十二条 进口集装箱船舶的海上承运人应在船舶抵港前（近洋航线船舶在抵港前二十四小时，远洋航线船舶在抵港前七天），采用传真、电传、邮寄等方式向卸货港船舶代理人提供完整准确的提单副本、舱单、集装箱货物装箱单、集装箱装船清单、积载图、特殊集装箱清单、危险品集装箱清单、危险品说明书、冷藏集装箱清单等必要的卸船资料。
船舶代理人应在船舶抵港前（近洋航线船舶在抵港前二十四小时，远洋航线船舶在抵港前七天）将上述资料分送港口、外理、海关等单位，同时通知收货人或货运代理人。
第二十三条 集装箱船舶装载超过长、超宽、超高、超重等非标准的国际集装箱，应在订舱前向港口提出申请，经确认后方可装运。
第二十四条 收货人或货运代理人在收到船舶代理人提供的进口货运单证资料后次日应向港口提供货物流向和实际收货人。在限期内不能提供货物流向时，要承担由此造成的经济损失。
第二十五条 集装箱卸船后，船舶代理人应在即日内通知收货人。收货人应在收到通知后凭提单办理提货手续。卸船后超过十天（含四十天免费堆存期）不提者，港口将集装箱转栈堆放，由此发生的费用，由收货人负担。
第二十六条 在港口货运站内陆中转站拆箱后交付的货物，港口应在卸船后或集装箱运抵内陆中转站后四天内拆箱完毕，并向收货人发出催提通知。
在码头堆场及收货人工厂或仓库整箱交货和港口货运站、内陆中转站拆箱交货的集装箱，海上承运人提供十天的集装箱免费使用期，对超过期限不提或不归还集装箱者，计收集装箱超期使用费。集装箱超期使用费计收办法由海上承运人制定，报交通部备案。
第二十七条 对自集装箱进境之日起三个月不提的货物，由场站会同海关按国家颁发的有关规定处理。集装箱的超期使用费从处理货物所得的款项中支付。
第七章 交接和责任
第二十八条 海上承运人与托运人或收货人应当根据提单确定的交接方式，在码头堆场、货运站和内际中转站及货主的工厂，仓库或双方商定的其它地点办理集装箱货物交接。
承运人应当按照下列规定地点办理集装箱交接：
（一）经海上运输的集装箱，外轮理货公司代表海上承运人与港口在船边交接；
（二）经水路集疏运的集装箱，港口与水路承运人在船边交接；
（三）经公路集疏运的集装箱，港口与公路承运人在集装箱码头大门交接；
（四）经铁路集疏运的集装箱，港口与货主或铁路承运人在装卸现场交接。
第二十九条 集装箱交接时的检查范围是箱号、箱体和封志。重箱凭封志和箱体外观状况交接；空箱凭箱体外观状况交接。开顶箱和侧开门箱还要检查苫布和侧门技术状况。
交接双方对箱体和封志检查后，应在集装箱所有人提供的“设备交接单”上作出记录、交接双方共同签字。“设备交接单”实行一箱一单。
第三十条 由海上承运人负责箱内货物交接的，应由外轮理货公司代表海上承运人理货；由货主负责装拆箱货物，货主可向外轮理货公司申请理货，并支付理货费。
第三十一条 集装箱、集装箱货物的交接责任，按照交接前由交方负责，交接后由接方负责的原则办理。但如交接后，接方能提出证据，证明集装箱的损坏或集装箱货物的损坏或短缺确实是由交方原因造成，交方应承担赔偿责任。
第三十二条 由于托运人或承运人的装箱过失，造成人员伤亡，货物自身及其它货物、运输工具、集装箱的损失，由装箱的托运人或承运人承担责任；由于货物自身原因造成人员伤亡及其它货物、运输工具、集装箱的损失，由托运人负责。
第三十三条 除法律和本办法第三十一、三十二条规定外，承运人与托运人应当根据下列规定，对集装箱货物的损坏或短缺负责：
（一）由托运人负责装箱的货物，从装箱托运后至交付收货人之前的期间内，如箱体和封志完好，货物损坏或短缺，由托运人负责；如箱体受损或封志破坏，箱内货物损坏或短缺，由承运人负责。
（二）由承运人负责装箱的货物，从承运人收到货物后至运达目的地交付收货人之前的期间内，不论箱体和封志是否完好，箱内货物损坏或短缺，由承运人负责。
第三十四条 集装箱货物发生损坏和短缺，货主提出索赔时，如需要由商检部门、理货公司出证，则按有关规定办理。
第八章 港口集疏运
第三十五条 港口集装箱及货物的集疏运工作，在当地政府的领导下，建立由港务局主持，港口集装箱装卸企业、航运企业、船舶代理、外轮理货、货运代理、汽车运输企业，铁路局（车站）、海关、商检等单位及主要货主单位指派专人参加的“口岸联合办公会议”制度，统一安排集装箱及货物的集疏运工作。
联合办公会议应建立对各单位有约束力的制度，以确保港口集疏运计划的落实。
第三十六条 为减少运输环节，简化手续，参加“口岸联合办公会议”的单位必须在码头派驻业务人员，按照统一的时间实行联合办公；办公场所由港口提供。
第三十七条 承运人、货主及有关单位，应具体签订集疏运合同或协议。
第三十八条 从事国际集装箱运输的企业，应根据货源及运输条件，在统一规划下，可在港外和内地城市独资经营或联合经营国际集装箱中转站，其主要业务是：装箱、拆箱、堆存、保管、联运、中转、以及代理报关、报验等。
第九章 中 转
第三十九条 需要中转的集装箱应尽量在国内港口中转。港口对装有中转集装箱的船舶，应优先安排靠泊作业。中转港口的装卸作业及中转费用，由港口同海上承运人签订协议。
第四十条 由二程船承运进口集装箱，承担二程运输的海上承运人或其代理人必须在进口舱单、集装箱清单上注明一程船的船名。
第十章 危险货物和冷藏货物运输
第四十一条 危险货物集装箱的运输和装卸，必须严格按照《国际海上危险货物运输规则》和国家有关部门的规定办理。
第四十二条 装载有毒、污染、有异味及放射性物品的集装箱，如不再继续装运上述同类货物时，由海上承运人负责清洗，除去危险货物标志。
第四十三条 集装箱装运冷藏货物，托运人应提供冷藏货物温度要求的书面材料。承运人应按要求控制和记录温度。
第十一章 信息的统计
第四十四条 经营集装箱运输的港口和航运企业，汽车运输企业应于每月五日前，按交通部制定有关集装箱运输的统计表报送交通主管部门。
第四十五条 货主、承运人、集装箱所有人，货运站、中转站和堆场等，应按交通部颁发的《场站国际集装箱管理办法》和信息交换协议的规定，提供集装箱动态信息。
第四十六条 凡堆放国际集装箱的堆场、货运站、中转站和仓库每月末应对堆场，仓库存放的集装箱和货物进行盘点清查。对逾期不提者，可再次向收货人发出催提通知。
第十二章 附 则
第四十七条 国际集装箱多式联运，工业性试验除按本规定办理外，其它联运事项按《国际集装箱多式联运管理办法（试行）办理。
第四十八条 工试有关省、市、交通主管部门可根据本办法制定具体实施细则，并报交通部备案。
第四十九条 本办法于1990年6月1日起试行，解释权属交通部。
